Fremdsprachensekretär (m/w/d)

Martinsried

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Arbeit vor Ort Befristete Anstellung Teilzeit

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Das Max-Planck-Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München zählt zu den führenden internationalen Forschungseinrichtungen auf den Gebieten der Biochemie, Zell- und Strukturbiologie sowie der biomedizinischen Forschung und ist mit rund 28 wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen und rund 750 Mitarbeitenden eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Aufgaben

Sie arbeiten als persönliche*r Assistent*in der Direktorin der Abteilung Zelluläre und molekulare Biophysik und unterstützen ein internationales Team von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in allen administrativen und nicht-wissenschaftlichen organisatorischen Belangen.
Organisation und Koordination administrativer Abläufe innerhalb der Abteilung
Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten
Unterstützung bei der Abwicklung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
Organisation von Sitzungen, Meetings, Terminen, internen und externen Workshops
Pflege und Verwaltung elektronischer Daten und Systeme zur Dokumentation und Kommunikation
Organisation, Planung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
Ansprechpartner (m/w/d) für die MPIB-Verwaltung in organisatorischen und personellen Angelegenheiten
Betreuung von ausländischen Gastwissenschaftler*innen
Einkäufe und Beschaffungen (SAP)

Profil

Ausbildung im kaufmännischen Bereich
Erfahrung im Bereich Assistenz und im Umgang mit Verwaltungsprozessen
Exzellente digitale Fähigkeiten und sicherer Umgang mit modernen Bürosoftware- und Datenmanagement-Systemen (Microsoft Office, elektronische Verwaltungsprogramme)
Offenheit im Umgang mit neuer Technologie / Software und deren Anwendungsmöglichkeiten im Büroalltag, insbesondere im Bereich der KI
Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache für die Kommunikation in einem internationalen Forschungsumfeld
Eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein lösungsorientierter Umgang mit Herausforderungen
Serviceorientierte Denk- und Arbeitsweise

Wir bieten

Krisensichere, perspektivisch unbefristete Stelle am Standort Martinsried
Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft
Vergütung nach TVöD (Bund) bis Entgeltgruppe 8, inklusive jährlicher Jahressonderzahlung, jährlichen individuellen Leistungsentgelts
30 Tage Urlaubsanspruch bei einer Fünftagewoche, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.)
Betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen und andere übliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund)
Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch institutseigene Kinderbetreuungsmöglichkeiten und Kooperation mit einem Familienservice
Eigene Cafeteria / Kantine
Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement und Sportangebote (u. a. Boulderwand, Tennisplätze, Firmenfitness über EGYM Wellpass)
Zuschuss zum Jobticket

Max-Planck-Institut für Biochemie

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