Assistent / Sekretär des Geschäftsführers (w/m/d)

München, Oberpfaffenhofen

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Wir helfen Menschen in der Not. Dafür sind wir jeden Tag im Einsatz - mit Herzblut, einem hohen Maß an Engagement und langjähriger Erfahrung. Als eine der größten Luftrettungsorganisationen Europas starten wir von 38 Stationen zu rund 54.000 Einsätzen im Jahr. Dazu steht unseren Crews, neben einer modernen Hubschrauberflotte, hochwertiges medizinisches Equipment zur Verfügung. Sowohl im Flugbetrieb, in der Medizin als auch bei Trainings und Fortbildungen sorgen wir für den höchstmöglichen Leistungsstandard. Mit unserem Engagement in diesen Bereichen verfolgen wir stets ein gemeinsames Ziel: Hilfe auf dem schnellsten Weg zum Patienten zu bringen und damit Leben zu retten. Wir planen im ersten Quartal 2025 den Standort der ADAC Luftrettung gGmbH von München nach Oberpfaffenhofen zu verlegen.

Aufgaben

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen? Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Bewirb Dich jetzt und fliege mit uns hoch hinaus!
Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden.
Unterstützung der Prokuristen - Du assistierst unseren Prokuristen der ADAC Luftrettung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse.
Termin- und Wiedervorlagenmanagement - Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings und behältst wichtige Fristen im Blick.
Korrespondenzmanagement - Du bearbeitest den Posteingang und die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache, sowohl digital als auch analog.
Recherche - Du führst eigenständig Recherchen durch und bereitest die Ergebnisse übersichtlich auf.
Präsentationen und Dokumente - Du erstellst und bereitest Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für Vorstandssitzungen und andere offizielle Anlässe inhaltlich und formal auf. Du führst Protokolle in verschiedenen Besprechungen und sorgst für die ordnungsgemäße Dokumentation der Ergebnisse.
Organisation und Koordination - Du organisierst sowie koordinierst diverse Sitzungen und Workshops und sorgst für deren reibungslosen Ablauf. Zudem koordinierst und organisierst Du Reisen und übernimmst die Reisekostenabrechnungen. Du empfängst und betreust nationale und internationale Besucher sowie Geschäftspartner professionell und freundlich.
Beschwerdemanagement - Du dokumentierst und koordinierst die Bearbeitung von Beschwerden und trägst so zur Zufriedenheit bei.

Profil

Die Theorie sitzt - Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Aus- und / oder Fortbildung, beispielsweise als Management-Assistent, Kaufmann/frau für Büromanagement, Fachmann/frau für Bürokommunikation (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder vergleichbar.
Berufserfahrung - Du bringst mehrjährige fundierte Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat für das gehobene Management mit.
Arbeitsweise - Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei mannigfaltigen Aufgaben den Überblick und die nötige Ruhe.
Zudem zeichnet Dich Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit aus.
Arbeiten im Team und eine überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft sind für Dich selbstverständlich.
IT-Kenntnisse - Du verfügst über sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme und kannst diese effizient einsetzen.
Sprachkenntnisse - Du hast exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1 Niveau.
Rundet dein Profil ab - Ein professioneller Auftritt mit der Affinität zum Umfeld der ADAC Luftrettung und Selbstsicherheit sowie beste Umgangsformen runden Dein Profil ab.