Lehrstuhlassistenz (m/w/d)

München

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Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung. Unser Lehrstuhl für Quantenmetrologie und -sensorik an der Fakultät für Physik der LMU hat sich zum Ziel gesetzt, weltweit führende Forschung auf dem Gebiet der Quantenmikroskopie und Quantenmaterialien zu betreiben und die Lehre in der Physik zu unterstützen. An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!

Aufgaben

Sie arbeiten eng und vertrauensvoll mit den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Gästen sowie Studierenden und der Geschäftsstelle der Fakultät für Physik zusammen und erledigen selbstständig und eigenverantwortlich am Lehrstuhl anfallende Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
Sie betreuen administrativ die Mitarbeitenden am Lehrstuhl. Dabei sind Sie erste Ansprechperson und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Sie unterstützen die Lehrstuhlmitglieder bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
Sie organisieren und koordinieren Veranstaltungen und betreuen wissenschaftliche Gäste von der Reiseplanung bis zur Erstattung von Auslagen.
Sie unterstützen die Lehrstuhlleitung bei der Verwaltung und Überwachung der Finanzen aus den Landesmitteln und aus Forschungsprojekten. Dabei dokumentieren Sie die Verwendung der Budgets und stellen sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß beglichen werden.
Sie assistieren den Dozenten und Dozentinnen administrativ bei ihren vielfältigen Aufgaben im Zusammenhang mit Lehre, Prüfungen und Angelegenheiten der Studierenden. Sie verwalten Prüfungsergebnisse, Lehrveranstaltungen und beantworten administrative Fragen von Studierenden.
Sie erledigen selbständig die Korrespondenzen am Lehrstuhl und Sie arbeiten redaktionell mit bei wissenschaftlichen Gutachten und Kooperationsvereinbarungen, wie z.B. Korrekturlesen, Formatieren von Texten und die Erhebung von Publikationsdaten
Sie pflegen die Inhalte der Webseite des Lehrstuhls und kümmern sich insbesondere um die Aktualisierung der Personendaten als auch der Lehrveranstaltungen.

Profil

Sie sind kreativ und wollen mit Ihren Fachkenntnissen und Erfahrungen im administrativen Team am Lehrstuhl einen wichtigen Beitrag zur Realisierung zu Forschungsprojekten und zur Ausbildung von Studierenden leisten? Sie arbeiten gerne mit motivierten Mitarbeitenden in einem internationalen Umfeld?
Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in Büro oder Verwaltung.
Sie sind aufgeschlossen gegenüber Forschenden und Studierenden an der Universität und verfügen idealerweise über mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder als Assistenz.
Sie kennen sich grundlegend mit Personal- und Finanzverwaltung aus und haben praktische Erfahrung in der Projektbuchhaltung.
Sie haben gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Excel) und sind bereit, sich in neue Programme einzuarbeiten.
Sie haben sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sie können sehr gut organisieren, kommunizieren und haben Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit mit unseren internationalen Forscherinnen und Forschern.
Sie verfügen über ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und sind zudem loyal und zuverlässig.

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit an einer der größten deutschen Universitäten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in München und ist sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot auf allen Stufen Ihrer Karriere wartet auf Sie.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig: Sie haben bei uns die Möglichkeit auf flexible Arbeitszeiten. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Zudem profitieren Sie von der betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen.
Betriebliche Altersvorsorge
Vermögenswirksame Leistungen
Vereinbarkeit Familie-Beruf:
Mobiles Arbeiten
Flexible Arbeitszeiten
Unterstützung bei Kinderbetreuung (z.B. Angebote für Ferien- und Notbetreuung)
Fort- und Weiterbildungsprogramm auf allen Stufen der Karriere
Teilnahme an Fachtagungen und Konferenzen
Weltweite Austauschmöglichkeiten und Hospitationen an einer unserer 600 internationalen Partneruniversitäten
Angebote zur Gesundheitsförderung
Theater und Kultur: Sonderveranstaltungen, Rabatte und Gutscheine
Mobilität: Job-Tickets, Ladestationen für Elektroautos und vergünstigte Mitgliedschaft bei Share Now (Carsharing).