Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Finanzadministration und Verwaltungssteuerung (m/w/d)

Als zentrale Ansprechperson zwischen Geschäftsführung, den Mitarbeitern, Gremien und externen Stellen übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Rolle. Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche Aufgaben:

Finanz- und Verwaltungskoordination:

• Sie stellen sicher, dass die bankrelevanten Abläufe einer Pensionskasse reibungslos funktionieren, und stimmen sich dabei eng mit der Finanzbuchhaltung ab.

• Sie prüfen den Posteingang auf finanzielle und organisatorische Vorgänge und leiten entsprechende Maßnahmen ein.

• Sie stehen im Austausch mit der externen Hausverwaltung, verfolgen deren Aktivitäten und unterstützen bei der Koordination der erforderlichen Schritte.

 Meldewesen:

• Sie unterstützen den Geschäftsführer im Bereich des regulatorischen Meldewesens gegenüber der Aufsichtsbehörde für Finanzdienstleistungen.

• Sie überwachen Fristen und Termine und gewährleisten deren Einhaltung.

• Sie bereiten relevante Daten auf und übertragen diese in die vorgegebenen digitalen Formblätter.

   

 Personalwesen:

• Sie übernehmen eigenverantwortlich die Bearbeitung sämtlicher Personalangelegenheiten für ein gut strukturiertes Team von 15 Mitarbeitern.

• Sie verantworten die Gehaltsabrechnungen und das Gehaltsmanagement.

• Sie erledigen die personalbezogene Korrespondenz.

• Sie begleiten gelegentliche Prüfungen (z.B. Sozialversicherung).

   

Gremienarbeit:

• Sie betreuen und organisieren die Gremiensitzungen - von der Terminplanung bis zur Durchführung - und sind Ansprechpartner für organisatorische Belange.

• Sie unterstützen den Geschäfstführer bei der Erstellung der Tagesordnung sowie von Berichten und teilen sich die Protokollführung mit diesem.

Jahresabschlussarbeiten:

• Sie sind in die Planung und Organisation der Jahresabschlussarbeiten eingebunden und arbeiten eng mit den relevanten Stellen zusammen.

• Sie wirken bei der Erstellung der erforderlichen Berichte mit, indem Sie relevante Daten aufbereiten und zuliefern.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealweise mit Schwerpunkt im Bereich Finanzbuchhaltung, Verwaltung oder Personalwesen.

• Kenntnisse im Bank- und Zahlungsverkehr.

• Erfahrung in der eigenständigen Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Gehaltsabrechnung sind von Vorteil.

• Verständnis für das Meldewesen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie für regulatorische Anforderungen an Pensionskassen sind gerne gesehen.

• Erfahrung in der administrativen und organisatroischen Betreuung von Gremien ist kein Muss, aber ein Plus.

• Affinität zu Gemeinsamen Einrichtungen der Tarifvertragsparteien und der betrieblichen Altersversorgung.

• Sicherer Umgang mit MS-Office. Erfahrung mit Kapitalverwaltungs- und Personaldienstsoftware ist von Vorteil.

• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit Blick auf Details.

• Ruhiges und systematisches Vorgehen, auch bei komplexen Aufgaben.

• Diskretion und Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Geschäfts- und Personaldaten.

• Freundliches und professionelles Miteinander - intern wie extern.

• Klare und verständliche Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.

• Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz mit Perspektive und Stabilität.

• Vertrauen und Eigenverantwortung: Sie gestalten Ihre Aufgaben selbstständig und flexibel in einem unterstützenden Team.

• Ein Gleitzeitmodell sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.

• Eine attraktive Vergütung, ergänzt durch betriebliche Altersversorgung und Zusatzleistungen wie sechs Wochen Urlaub und Weihnachtsgratifikation.

• Eine strukturierte Einarbeitung.

• Ein Büro an der Theresienwiese, umgeben von stilvolen Altbauten und guter Anbindung an öffentiche Verkehrsmittel.