Teamassistenz (m/w/d) für das Referat „Kultur und Bildung“ (Kennziffer 2021/31001-1) in München

Im Bezirk Oberbayern setzen sich mehr als 1250 Mitarbeitende für die sozialen, gesundheitlichen, bildungspolitischen und kulturellen Belange von über vier Millionen Menschen ein. Sie kümmern sich z. B. um Unterstützungsbedarfe, um den Betrieb von Gesundheitseinrichtungen, um Förder- und Berufsschulen, Kultur- und Heimatpflege sowie um Umweltfragen. Das eröffnet spannende Perspektiven in den unterschiedlichsten Bereichen.


Die Bezirksverwaltung des Bezirks Oberbayern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine


Teamassistenz (m/w/d) für das Referat „Kultur und Bildung“
(Kennziffer 2021/31001-1)

in Vollzeit. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, d.h. sie kann im Rahmen des Job- und Desk-Sharings auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden.


Spannende Aufgaben:

• allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sachbearbeitenden in den Arbeitsgebieten (Organisation und Koordination der Tagesstruktur in den Arbeitsgebieten: Erteilung von telefonischen Auskünften, Terminmanagement, Überwachung von Wiedervorlagen, Betreuung
von Schnittstellen, Beschwerdemanagement usw.)
• Organisation und Koordination (inkl. Terminmanagement) sowie Betreuung (einschließlich Protokollführung) und Nachbereitung von
o Jurysitzungen und (kulturellen) Veranstaltungen (inkl. Versicherungsmanagement)
o Gremien (z.B. Kommissionen)
o internen und externen Besprechungen • Budgetverwaltung: Vornahme von Buchungen in „ProDoppik“, Haushaltsüberwachung
und -planung innerhalb der Arbeitsgebiete
• Mitwirkung bei der Pflege der Intra- und Internetseiten des Bezirks Oberbayern für das
Referates „Kultur und Bildung“ (Bspw.: Einstellen von Veranstaltungen)
• Pflege der Adressdatenbank und Erledigung von Versandaktionen (Bspw.: Einladungsversand)
• Dokumentenverwaltung, insbes. Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
• Verwaltung und Bestandspflege des Ausstellungsequipments
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung der weiteren Assistenz


Unser Angebot für Sie:

• ein interessantes, vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld • die Mitarbeit in einem engagierten Team mit gutem Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
• eine klare und strukturierte Heranführung an Ihre neue, verantwortungsvolle Tätigkeit mit
individueller Unterstützung
• gute interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag fachlich begleiten und unterstützen sowie Ihre persönlichen Potenziale zukunftsorientiert stärken
• flexible Arbeitszeiten
• eine eigene Kantine
• ein Arbeitsplatz im Zentrum von München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel sowie der Möglichkeit eines Jobtickets für Bahn und MVG
• die Möglichkeit der Kinderbetreuung in einer am Standort vorhandenen Kindertagesstätte
• In der Phase der Wohnungssuche können wir Sie mit Übergangslösungen unterstützen.
Darüber hinaus besitzt der Bezirk Oberbayern zahlreiche Wohnungen, auf die Sie sich
als Mitarbeiter (m/w/d) bewerben können.
• Gewährung einer Großraumzulage
• Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA


Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte bis zum 09.08.2021 unter Angabe der Kennziffer 2021/31001-1 bevorzugt über unser Online-Portal: https://www.buergerserviceport... zukommen lassen. Selbstverständlich ist eine Bewerbung auch auf dem Postweg unter Angabe der oben genannten Kennziffer möglich.


Für inhaltliche Fragen können Sie sich gerne an Frau Julia Wanke (Tel.: 089/2198-31001) wenden. Für weitere Informationen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Kovac (Tel.: 089/2198-14102) gerne zur Verfügung.


Im Rahmen der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie über
unseren Umgang mit den Informationspflichten bei der Erhebung von Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO) mittels folgendem Link aufklären: https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz.


Der Bezirk Oberbayern fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten (m/w/d), unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. 

Voraussetzungen

• erfolgreiche Ausbildung / erfolgreicher Abschluss:

o als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VFA-K (Fachbereich
Kommunalverwaltung) oder
o des Beschäftigtenlehrgangs I oder
o in der 2. Qualifikationsebene – Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
o zum Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder zum Kaufmann (m/w/d) für Tourismus
und Freizeit oder
o zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder einen anderen vergleichbaren
Abschluss in einer kaufmännisch-verwaltenden Fachrichtung
• nachweisbare Berufserfahrung (von mindestens 2 Jahre) im Bereich Büroorganisation
und Protokollführung
• sehr gute EDV-Kenntnisse (v.a. Word, Excel, PowerPoint)
• Kenntnisse im Umgang mit RIS (Ratsinformationssystem) und ProDoppik oder die Bereitschaft, sich in diese und ggf. andere, neue Programme einzuarbeiten
• gültige Fahrerlaubnis der Klasse B/3, verbunden mit der Bereitschaft, Ortstermine wahrzunehmen
• sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (u. a. sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik)
• Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit außerhalb der Rahmenarbeitszeiten (abends und
an Wochenenden bei kulturellen Veranstaltungen)
• hohes Maß an Sozialkompetenz sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Entscheidungsfreude, Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
• selbstständige, gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise sowie sicheres und souveränes Auftreten – auch in Stresssituationen
• Zuverlässigkeit und Termintreue
• Interesse an Kultur und Veranstaltungsmanagement
• Freude am Umgang mit Menschen
• wünschenswert sind Kenntnisse und/oder einschlägige, nachweisbare Erfahrungen in der Betreuung von Sitzungen und/oder Veranstaltungen

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort Prinzregentenstr. 14, 80538 München

Arbeitgeber

Bezirk Oberbayern

Kontakt für Bewerbung

Frau Erika Kovac

Mehr zum Arbeitgeber

Benefits
Bezirk Oberbayern