Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters

Ihre Aufgaben:

• Organisation der Abläufe im Vorzimmer des Oberbürgermeisters

• Schriftverkehr und Koordination der Wiedervorlagen

• Führung des Terminkalenders des Oberbürgermeisters

• Parteiverkehr, inklusive Betreuung der Besucher*innen

• Organisation von Presseterminen

• Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (Verleihung Ehrenbürgerwürde, Bürgermedaillen, Ehrenamtsempfang, Volkstrauertag etc.)

• Ansprechperson für ämterübergreifende Angelegenheiten

• Organisatorische Dienste für die allgemeine Verwaltung (Schließdienst Rathaus, Belegung Sitzungssaal, etc.)

• Diverse administrative Tätigkeiten für den Stadtrat

• Vertretung für die Protokollführung in den Stadtratssitzungen

• Hauptverantwortung für das Sitzungsprogramm „Session“

• Erstellung des Haushaltsplans für das Büro des Oberbürgermeisters

• Buchung von Rechnungen

• Haushaltsüberwachung

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Bereich der Büroorganisation und -Kommunikation wären von Vorteil.

• Engagierte, verantwortungsbewusste, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit

• Freundliches und sicheres Auftreten

• Organisationstalent

• Bereitschaft, bei Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Bürozeiten zu arbeiten

• Fähigkeit, kreative Lösungen für manchmal unlösbar scheinende Situationen zu finden

• Belastbarkeit und Flexibilität, gepaart mit einer Prise Humor

• Interkulturelle Kompetenz oder die Bereitschaft, diese zu erwerben

• Eine herausfordernde, vielseitige, dienstleistungsorientierte und interessante Aufgabe in einem engagierten Team mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung

• Die Möglichkeit, in einem kooperativen und kommunikativen Umfeld Ihre fachlichen und persönlichen Talente einzubringen und weiterzuentwickeln

• Ein leistungsorientiertes Entgelt unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Voraussetzungen bis EG 9a TVöD

• Eine monatliche Großraum-München-Zulage von 270 € und eine Kinderzulage von 50 €

• Eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie eine jährliche Leistungsprämie

• Eine beitragsfreie betriebliche Altersversorgung bei der Bayerischen Versorgungskammer sowie Möglichkeiten der zusätzlichen privaten Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung 

• Die Möglichkeit zum kostengünstigen Leasen von E-Bikes und Fahrrädern über Entgeltumwandlung zur dienstlichen und privaten Nutzung

• Ein produktives Arbeitsumfeld mit zuverlässigen Strukturen

• Ein Arbeitsumfeld, das durch eine auf Transparenz ausgerichtete und dialogorientierte Führungskultur geprägt ist

• Berufliche Sicherheit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des Homeoffice

• Ausgeprägte Familienfreundlichkeit mit einer Zertifizierung nach dem Audit berufundfamilie

• Unterstützung bei der Wohnungssuche bzw. das Angebot von Dienstwohnungen je nach Verfügbarkeit

• Unterstützung bei der Suche nach einem Betreuungsplatz für Ihr Kind/Ihre Kinder

• Ein Gesundheitsmanagement mit Massagen, Schwimmen und mehr

• Die Chance, an der Weiterentwicklung und Gestaltung der Abläufe und Prozesse im Arbeitsbereich aktiv mitzuwirken